Cydymffurfio â’n terfynau amser ar gyfer cyfrifon wrth weithio gartref

Mae Andrew Strong yn esbonio sut mae Archwilio Cymru wedi sicrhau mynediad at gyfriflyfrau’r GIG i’n galluogi i gwblhau gwaith cyfrifon y GIG.

Mae COVID-19 yn gorfodi pobl dros y byd i gyd i ddod o hyd i ffyrdd newydd o weithio. Yn Archwilio Cymru rydym wedi goresgyn rhwystrau trwy sicrhau mynediad o bell at gyfriflyfrau ariannol, sydd wedi ein helpu i gydymffurfio â’n terfynau amser ar gyfer cyfrifon.

Bellach mae gan ein timau archwilio ar gyfer y GIG fynediad diogel o bell at gyfriflyfrau ariannol y GIG, sydd wedi eu galluogi i gwblhau gwaith archwilio penodol gartref. Gyda’r aflonyddwch a’r cyfyngiadau ar deithio o ganlyniad i COVID fe brofodd hyn yn hanfodol i barhau â’n gwaith archwilio. Dywedodd un o’m cydweithwyr sy’n Rheolwr Archwilio mewn bwrdd iechyd wrthyf fod hyn ‘wedi bod o gymorth mawr i dîm archwilio’r GIG gydymffurfio â’r terfynau amser diwygiedig ar gyfer llofnodi cyfrifon y GIG’. Cymeradwywyd y cyfrifon gan yr Archwilydd Cyffredinol ar ddechrau mis Gorffennaf, a dyma’r gwaith a wnaeth timau yn Archwilio Cymru ac yng nghyrff y GIG i gyflawni hyn.

Fel rhan o’n dull o Archwilio Cyfrifon gyda Chymorth Data rydym wedi gweithio’n galed i gael mynediad o bell at gyfriflyfrau ariannol y GIG ar gyfer ein harchwilwyr. Fe wnaeth mynediad o bell alluogi staff i weithio gartref neu yn unrhyw le, i fewngofnodi ar rwydwaith y Cyrff a Archwilir gennym a defnyddio’r systemau TG Oracle sy’n cynnwys cyfriflyfrau ariannol cyrff y GIG a archwilir gennym. Mae’r mynediad hwn yn galluogi 35 o archwilwyr ariannol i gwblhau ymholiadau ynghylch y cyfriflyfr, er enghraifft ynghylch y gyflogres, cyfrifon taladwy, refeniwiau a thaliadau anfonebau. Rydym hefyd wedi cael mynediad at offeryn adrodd busnes Oracle Qlikview y GIG.

Mae nifer o fanteision yn deillio o fod â’r ‘ffordd fwy clyfar yma o weithio’ a’r mynediad o bell, nid dim ond i Archwilio Cymru ond hefyd i’r timau cyllid yn y Cyrff a Archwilir gennym. Mae’r rhain yn cynnwys:

• arbed amser teithio a chydbwysedd gwell rhwng bywyd a gwaith ar gyfer staff;
• llai o siwrneiau mewn ceir i leoliadau swyddfeydd sefydlog sy’n golygu mwy o ddiogelwch i staff a llai o effaith ar yr amgylchedd;
• lleihau costau teithio a llety;
• helpu i leihau ymholiadau archwilio a cheisiadau am wybodaeth ar adegau allweddol pan fo swyddogion yn paratoi’r datganiad cyfrifon;
• mwy o hyblygrwydd wrth ddarparu staff i weithio ar archwiliadau; a
• chynorthwyo i gynnal proses archwilio fwy effeithiol.

Yn amlwg roedd yr amgylchiadau cyfredol yn golygu bod cyflawni mynediad o bell yn fater mwy taer nag erioed. O ystyried bod GIG Cymru yn defnyddio’r un system cyfriflyfrau roeddem ni’n meddwl i ddechrau y byddai cael mynediad o bell yn syml ond nid felly yr oedd hi! Afraid dweud bod angen nifer o negeseuon e-bost, sgyrsiau a ffurflenni cyn inni gyflawni ein huchelgais. Fodd bynnag, erbyn dechrau’r terfynau amser diwygiedig ar gyfer paratoi cyfrifon drafft y GIG ym mis Mai, roedd archwilwyr ariannol ar draws yr holl dimau archwilio wedi cael mynediad o bell at y cyfriflyfrau o’u gliniaduron Archwilio Cymru.

Er bod heriau, roedd hwn yn ymdrech ar y cyd go iawn ar draws Archwilio Cymru, Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru a Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru a weithiodd yn galed iawn i helpu i sefydlu hyn ar ein cyfer. Roedd angen i bawb ohonom sicrhau bod y dull mynediad o bell yn rhwydwaith preifat rhithwir diogel a bod y meddalwedd a oedd wedi’i osod ar ein gliniaduron Archwilio Cymru yn ddiogel ac y byddai’n gweithio gyda’n technoleg ni. Roedd angen inni hefyd gwblhau ffurflenni mynediad ar gyfer ein defnyddwyr yn Archwilio Cymru fel cofnod o ganiatáu mynediad, canllawiau defnyddwyr i sefydlu’r manylion mewngofnodi ar gyfer defnyddwyr a mynediad a gwybodaeth am sut i ddefnyddio’r system.

Felly clod mawr iawn nid dim ond i Bartneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru a Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru ond hefyd i’r timau cyllid yn sefydliadau’r GIG yng Nghymru a wnaeth hefyd helpu i wneud i hyn ddigwydd ar lefel leol ar system cyfriflyfrau ariannol Oracle. Felly dyna fynediad o bell at y GIG wedi’i sefydlu, y cam nesaf yw archwiliadau llywodraeth leol a’r Llywodraeth ganolog!

Rydym yn gweithio yn awr ar sefydlu mynediad at y cyfriflyfr ar gyfer yr holl gyrff llywodraeth leol a chyrff eraill a archwilir lle nad yw hyn wedi cael ei alluogi eto. Mae’n ddyddiau cynnar o hyd, ond mae’n ddechrau addawol ar y llwybr yr hoffem fod arno ar gyfer ffyrdd o weithio ar archwiliadau yn y dyfodol.

Mae ein Gweledigaeth Ddigidol yn dweud bod arnom eisiau dyfodol o ‘ffyrdd o weithio a alluogir yn ddigidol i lywio ansawdd, effeithlonrwydd a llesiant’. Hefyd, bydd ein gwaith Dadansoddeg Data yn golygu ei bod yn ofynnol yn y dyfodol bod gennym fynediad parhaus gwell at y data a ddelir ar systemau TG ariannol cyrff a archwilir. Ein dyhead ar gyfer 2020-21 a’r tu hwnt yw bod â ‘dull archwilio sy’n seiliedig ar ddata ac yn cael ei gynorthwyo gan ddadansoddeg’, gan fod â lawrlwythiadau data wedi’u hamserlennu ar adegau allweddol trwy gydol y flwyddyn ariannol i ddarparu trefn archwilio ariannol fwy effeithiol.

Gobeithio y bydd pob sefydliad a archwilir gennym yn meddwl o ddifrif am sefydlu mynediad archwilio o bell at systemau cyfriflyfrau ariannol, yn ogystal ag estyn hyn i systemau ariannol allweddol eraill yn y dyfodol.

Ynglŷn â’r Awdur:

Mae Andrew Strong wedi bod yn gweithio i Archwilio Cymru a’r cyrff a’i rhagflaenodd ers 2002. Ar hyn o bryd mae’n Arweinydd Archwilio Ariannol yn y tîm Archwilio Technoleg a Rheoli Gwybodaeth ac yntau’n gweithio ar ystod eang o adolygiadau archwilio TG, dadansoddeg data a digidol ar draws Sector Cyhoeddus Cymru. Mae Andrew yn archwilydd systemau gwybodaeth ardystiedig yn ogystal â bod wedi cymhwyso’n gyfrifydd siartredig sawl blwyddyn yn ôl.